اسکن اسناد خاص

اسکن اسناد خاص

نکاتی درباره اسکن اسناد خاص

چندین دلیل وجود دارد که ما تمایل داشته باشیم تا اسناد را دیجیتالی کرده و از تولید اسناد کاغذی جلوگیری کنیم. ذخیره و یافتن سوابق الکترونیکی راحت تر است، می توان آنها را از راه دور به اشتراک گذاشت، هزینه های ذخیره سازی اسناد را کاهش داد و پشتیبان گیری از آنها بسیار آسان است. از این رو اسکن اسناد خاص بسیار حائض اهیمت است.

بزرگترین مسئله این است که بیشتر پروژه های تبدیل اسناد و مدارک با تعداد زیادی سوابق برای تبدیل شروع می شوند، و این کار می تواند ترسناک باشد. در ادامه به بررسی نکاتی در خصوص اسکن اسناد خاص خواهیم پرداخت.

چه اسنادی را باید اسکن کنیم؟

اکثر مشاغل تصمیم نمی گیرند که هر کاغذی را که ذخیره کرده اند اسکن کنند. شما بایستی سوابق خود را بر اساس برنامه نگهداری شرکت بررسی کنید و هر آنچه را که دیگر لازم نیست از بین ببرید. پس از اتمام کار، بیشترین اسنادی را که کاربرد زیادی دارند و به عبارتی خاص هستند را در اولویت قرار دهید و اگر آن را دیجیتالی کنید خواهید دید که بیشترین سود را برای شما خواهد داشت.

اسکن اسناد خاص

یک راه برای حل این موضوع تعیین تاریخ اسکن آن هم یک روز جلوتر است. تمام اسناد بعد از آن تاریخ و همه موارد قدیمی تر از آن تاریخ فقط در صورت دسترسی اسکن می شوند. این راه حل در حالی که اسناد قدیمی را بر اساس نیاز افراد تبدیل می کند ، به طور چشمگیری آنچه را که باید دیجیتالی شود ، کاهش می دهد.

اسکن اسناد خاص چگونه است؟

گام دوم در هر پروژه تبدیل استاد این است که بفهمید چند صفحه را باید اسکن کنید . به این صورت که باید دامنه پروژه اسکن اسنادتان را بدانید .
یک جعبه پرونده استاندارد (10 “x 12” x 15 “) حدود 2500 صفحه پرونده یا اسناد را در خود جای می دهد. یک قفسه استاندارد حدود 200 صفحه در هر اینچ را در خود جای داده است. بیشتر پروژه ها را می توان بر اساس مضرب این میانگین ها تخمین زد. این دقیق تر از تلاش برای تخمین تعدادی از پرونده ها و سپس تلاش برای تخمین تعداد صفحات در هر پرونده است.

این نکته را به خاطر داشته باشید که ثبت دائمی اسناد و مدارک می تواند در روند نگهداری آنها به شما بسیار کمک کرده و محیطی ایمن را برای این اسناد فراهم آورد.

قالب اسناد اسکن شده

رایج ترین قالب برای سوابق الکترونیکی و اسکن اسناد خاص قالب سند قابل حمل (PDF) است. از آن به طور گسترده ای استفاده می شود و به اشتراک گذاری و محافظت از آن آسان است. برخی از گزینه های دیگر Tagged Image File Format (TIFF) و Raw Image File (RAW) می باشند . تصاویر دیجیتالی همچنین می توانند توسط نرم افزار Optical Character Recognition (OCR) پردازش شوند. با این کار تصاویر دیجیتالی به اسناد متنی تبدیل می شوند. هنگامی که این یک سند متنی باشد ، می توانید کلمات مهم و اصطلاحات داخل سند را جستجو کنید.

اسکن اسناد

اسکن اسناد و اوراق

تهیه سند

اسکنرهای تولید برای اسناد با اندازه مناسب و فید طراحی شده اند. آن ها سرعت بالایی دارند و در هر ساعت 10 هزار صفحه را اسکن می کنند. آن فرآیند از بین بردن همه منگنه ها و صحافی ها را آماده سازی می کند . اسناد با اندازه های مختلف باید روی کاغذ استاندارد چسبانده شوند.تصاویر و اسناد رنگی باید جداگانه بررسی شده و سپس اسناد پس از اسکن دوباره جمع آوری می شوند.

اسکن اسناد خاص

مدیریت اسناد الکترونیکی

پس از اسکن اسناد ، آنها به ذخیره سازی مناسب نیاز دارند. نگه داشتن آنها روی دیسک معمول است اما به طور چشمگیری از ارزش آنها می کاهد.حداقل باید از آنها در مکانی که از راه دور بتوان کنترل کرد نگهداری نمود . یک راه حل بهتر برای ذخیره آنها سیستم مدیریت اسناد است. این روند بررسی اسناد را آسان تر و افرادی را که به اطلاعات خاص دسترسی دارند مدیریت می کند. سیستم را می توان در خانه یا از طریق یک سرویس رایانش ابری مدیریت کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.