اسکن اسناد پرسنلی

اسکن اسناد پرسنلی

اسکن اسناد و مدارک پرسنلی

سازماندهی کاغذ های درهم و برهم تنها نگرانی شما نیست. اینکه چگونه همه آنها را به صورت ایمن بایگانی می کنید، چگونه هنگام اشتراک گذاری با كارمندان بخش دیگر به راحتی بتوانید به همه آنها دسترسی پیدا کنید از جمله نگرانی های دیگر هستند . اگر در حال تاسیس یک دفتر هستید که در آن نیازی به کاغذ و نگهداری اسناد نداشته باشید ، ممکن است رخ دادن این مسائل برایتان جزئی باشد. از این رو اسکن اسناد پرسنلی امری بسیار مهم است.

با این حال، برای کسانی که  در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید  در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمی‌دهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .

قبل از شروع اسکن کردن اسناد

اگرچه داشتن تجهیزات و نرم افزار مناسب از قسمت های مهم فرآیند اسکن اسناد است ، اما هر بخش از کاری که می کنید ممکن است بر اساس آنچه پرونده ها ذخیره می شود به دسترسی کاربران نیاز دارد و همینطورنیازهای مختلفی داشته باشد. شما قبل از اسکن اولین سند خود ، می خواهید موارد مختلفی را تعیین کنید و روشهایی را تعیین کنید که توسط همه قابل اجرا باشد . مواردی از جمله :

پرونده های فعال درمقابل پرونده های غیر فعال

اگر اطلاعات زیادی برای گردش یک اداره ای که از کاغذ در اسناد و مدارک خود استفاده نمی کند نمی دانید و در این کار تازه وارد هستید ، آسان است که شروع به اسکن پرونده های خود کنید . با این حال ، شما با این معضل روبرو هستید که با پرونده های غیرفعال چه کاری انجام دهید.

اسکن اسناد پرسنلی

در بیشتر موارد ، پرونده های غیرفعال به یک دلیل غیرفعال هستند. ما به ندرت به اطلاعات موجود در آنها نیاز داریم ، بنابراین پرونده های غیرفعال بهترین قدم برای شروع اسکن اسناد نیستند. در حال حاضر پرونده های باز ساده ترین کار برای شروع هستند و اطلاعاتی که آنها ارائه می دهند برای سازمان ارزشمند خواهد بود. وقتی همه پرونده های جدید و فعال خود را اسکن کردید ، فقط در این صورت است که باید حجم زیادی از پرونده های غیرفعال و بایگانی شده را اسکن و مدیریت کنید .

سیستم بایگانی اصلی اسناد پرسنلی

آیا پرونده های دیجیتالی خود را توسط دانشجویان ،کارمندان و یا افراد دیگر بر اساس نوع سند یا روش های دیگر سازماندهی می کنید؟ در سیستم فعلی پر کردن کاغذ ، آیا پرونده ها را به ترتیب حروف الفبا تنظیم می کنید؟ یا آیا شما ممکن است به ترتیب تاریخ و سپس به ترتیب حروف الفبا بایگانی کنید؟ آیا در حال حاضر پرونده های خود را به همان روش در رایانه خود سازماندهی می کنید؟ در حالی که هیچ پاسخ درست یا غلطی وجود ندارد ، شما می خواهید همه ی مدارکتان درست و بدون کوچک ترین اشتباه طبقه بندی شده باشد زیرا نتایج جستجوی اسناد شما به آن بستگی دارد.

ثبت دائمی اسناد

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

نام گذاری پرونده های الکترونیکی

در حال حاضر چگونه پرونده های الکترونیکی خود را نامگذاری می کنید؟ آیا در روند ساختار نامگذاری پرونده  سازگاری وجود دارد یا هر کس در دفتر شما از هر اسم و عنوانی که  در نظر دارد استفاده می کند؟  وقتی تازه مشغول تاسیس دفتر یا اداره خود هستید ، با ایجاد یک کنوانسیون نامگذاری آسان تر و سپس با  معرفی کردن آن به کارمندان و همکارانتان ، این فرایند را اجرا کنید .

ذخیره سازی پرونده الکترونیکی

می خواهید پرونده های الکترونیکی را در کجا ذخیره کنید؟ آیا آنها در یک کامپیوتر واحد ، در یک سرور شبکه یا در فضای مجازی قرار خواهند گرفت ؟ سیستم های برتر مدیریت اسناد بیشترین انعطاف پذیری را در این زمینه دارند . ما به شما در خصوص دستیابی به آن ها کمک خواهیم کرد .

روش های مرتب سازی پرونده شما
اسناد خارج از دفتر تنها پرونده های الکترونیکی نیستند که باید سازماندهی شوند . چگونه می توانید بین پرونده هایی که در رایانه ایجاد می کنید مثلا برنامه های ورد و اکسل از پرونده هایی که دریافت می کنید و در سیستم اسکن می کنید تفاوت قائل شوید؟ بسیاری از طرفداران دفاتر و اداراتی که از هیچ کاغذی استفاده نمی کنند توصیه می کنند که با پرونده های غیر PDF به عنوان پیش نویس استفاده کنید .

روش های اسکن اسناد پرسنلی

اگر سندی به عنوان نسخه PDF  نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند  ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .

بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما

وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.

اسکن اسناد پرسنلی

در اینجا ، در سیستم عامل تصویری مدیر عامل شرکت ، به طور مکرر برای ارائه بهترین روش برای سازماندهی محتوای دیجیتال از ما سوال می شود. روشهای سازماندهی برای افراد و شرکتها بسیار شخصی است ، اما اینها بهترین نکات اسکن اسنادی است که ما برای سازماندهی بخش خود و کمک به شما در توسعه بهترین روشهای اداری تات پیشنهاد می دهیم: از یک  Document Organizer استفاده کنید – Image Executitive یک سازمان دهنده شخص ثالث و حتی برنامه ساز همراه با رایانه به شما امکان می دهد پوشه ها و زیر پوشه های تشریحی ایجاد کنید که به شما در رسیدگی پرونده هایتان یاری برساند .

مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

اسناد را بلافاصله در جیاگاه خودش خود ذخیره کنید
این به این معنی است که پس از شروع اسکن اسناد پرسنلی ، باید بلافاصله هر سندی را در پوشه مناسب و یا پرونده مورد نظر خود ذخیره کنید. اجازه ندهید اسناد ثبت نشده خود به خود در قسمت های نا مشخص ثبت شوند . به یاد داشته باشید ، کاربران مجاز تا زمانی که سند اسکن شده به درستی در سیستم مدیریت اسناد ثبت نشود ، دسترسی نخواهند داشت و این اسناد کاملا مخفی و ایمن می ماند .
به کنوانسیون نامگذاری پرونده خود پایبند باشید

زمانی که تصمیم  در مورد نامگذاری پرونده ای که برای آن کار می کنید گرفتید ، مطمئن شوید که همه افراد  از آن به طور مداوم استفاده می کنند. همچنین ، سعی کنید استفاده وبه کارگیری از نویسه ها در نام پرونده ها را به حروف ، اعداد ، فاصله ، فاصله “-” و خط زیرین “-” محدود کنید .

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.