اسکن پرونده های اداری

ادارات و سازمان های دولتی و خصوصی همواره مملو از کاغذ ها و برگه هایی برای ایجاد پرونده های متفاوت بوده و تجمع این برگه ها و پرونده ها در اتاق بایگانی یکی از مهمترین دردسر ها و مشکلات این ادارات بوده است. عوامل محیطی، خطرات جانبی و خطاهای عمدی و سهوی انسانی همواره پرونده های موجود در ادارات و سازمان ها را تهدید کرده اند تا از اسکن اسناد سازمانی دور بمانند، به گونه ای که مدیران عامل را وارد کرده تا هزینه های بسیار زیادی را برای ایجاد امنیت این اتاق های بایگانی متحمل شوند در حالی که نتیجه چندان مطلوبی مشاهده نشده است.

از طرفی بیرون کشیدن پرونده ای در میان انبوهی از کاغذ ها و پرونده ها در اتاق های بایگانی درست در زمانی که تنها یک کارمند در این اتاق ها فعالیت می کند یک شکل بسیار بزرگ بر سر راه ارباب رجوع و حتی سایر کارمندان بوده است.

در راستای اجرای ماده ۷ از تبصره ۲ ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ ۹/ ۱۰/ ۱۳۷۸ کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند.

طی سال های گذشته افراد مختلفی برای رفع این مشکلات تلاش کرده اند که حاصل این تلاش ها ایجاد محیطی مناسب و ایمن برای بایگانی بوده است. اسکن مدارک سازمانی و یا عبارت دیگر اسکن پرونده های اداری راه حل پیشنهادی این افراد برای ادارات و سازمان های خصوصی و دولتی است.

اسکن اسناد سازمانی

فواید اسکن اسناد سازمانی

اسکن و بایگانی اسناد و مدارک سازمانی می تواند منجر به اتفاقات بسیار خوبی در میان این ادارت شود. از مهمترین این فواید باید ایجاد محیطی امن برای پرونده ها را ذکر کرد، به گونه ای که با اسکن سازی و ایجاد دسترسی های محدود می توان تنها به افراد خاصی اجازه دست یابی به اسناد خاص سازمان یا اداره را داد. در حالی که در اتاق های بایگانی این امکان وجود ندارد.

از دیگر فواید اسکن پرونده های اداری و اسکن اسناد سازمانی باید به دسترسی سریع به پرونده مدنظر اشاره کرد به طوری که تنها با جستجو نام پرونده و یا مشخصات بسیار کمی از آن می توانید پرونده را به صورت کامل در صفحه نماش خود مشاهده کنید.

اسکن سازی و ایجاد بایگانی دیجیتال به افراد و سازمان ها این اطمینان را می دهد که پروند ها و اسناد آنها در برابر عوامل محیطی و خارجی مانند: آتش سوزی، دزدی، پارگی و اشتباهات انسانی مصون بوده و امکان حذف آنها وجود نخواهد داشت.

نرم افزار مدیریت اسناد
مراحل اسکن مدارک و اسناد

شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و بایگانی دیجیتال، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری این افتخار را دارد که با در اختیار گرفتن برترین کادر کشور، به ارائه خدمات اسکن و بایگانی اسناد و مدارک دولتی و خصوصی بپردازد. مشاوران و متخصصان این حوزه در شرکت آسان بایگان آماده خدمت رسانی و ارائه مشاوره های لازم به شما عزیزان خواهند بود.

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.

به این نکته باید توجه داشت که استفاده و بهره گیری از نرم افزار ها می تواند در تمامی خدمات و بخش های ادارات و سازمان های ما مسمرثمر واقع شود. از این رو به مدیران عامل و روسای سازمان ها توصیه می شود که با توجه به نیاز های شرکت  و در راستای حکم دیوان محاسبات کشوری اقدام به استفاده از نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد داشته باشند.