روش هایی برای اسکن سریع مدارک

اسکن سریع اسناد

اسکن سریع در کسب و کارها کوچک

با توجه به رونق روز افزون دیجیتال سازی و اسکن سازی اسناد و مدارک، روش هایی برای اسکن سریع اسناد مورد توجه بسیاری از مدیران و مالکان کسب و کار ها است. در عصر حاضر که استفاده از کاغذ محدود شده و اسناد و مدارک به طرز فزاینده ای فاقد نسخه های کربنی و سایر اسناد کپی و چاپ هستند، باید گفت که هنوز در خانه ها و مشاغل از مقدار زیادی کاغذ توسط افراد مصرف می شود.

اگرچه هنوز برای امضای مدارک و یا برخی از اسناد حقوقی به کاغذ نیاز است اما ذخیره سازی و بازیابی آن به فضای قابل توجه و منابع انسانی زیادی احتیاج دارد. بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند تا برای مدیریت آسان خود سوابق کاغذی خود را برای دیجیتالی و در رایانه ذخیره کنند. شما با مطالعه در چندین منابع مهم می توانید به این موضوع مهم سریع تر دست پیدا کنید.

فیدر اسناد به صورت خودکار ADF

شما برای تبدیل اسناد به حالت دیجیتالی به اسکنر نیاز دارید ، اما اسکنرهای مسطح ، با قابلیت همه کاره ای که دارا هستند نیاز به این دارند تا به هنگام اسکن سند درپوششان برداشته شود و تنها هر صفحه را به صورت تکی بر روی آن قرار دهند.

اسکن سریع اسناد

علاوه بر این ، اسکنرهای تخت با سرعت حرکت یک لامپ در بستر شیشه شان محدود می شوند. گزینه بهتر برای استفاده از اسکنر هایی که می خواهند استاد و مدارک چند صفحه ای را اسکن کنند ، اسکنر فیدر اسناد به صورت دیجیتالی می باشد . اگرچه پیاده سازی اطلاعات ADF  دراسکنر متفاوت است ، اما همگی شان یک دیسک کاغذی دارند که صفحه های اسناد بر روی لامپ اسکنر کشیده می شود و به این ترتیب ، آنها می توانند به طور خودکار یک دسته از اسناد چند صفحه ای را یکی یکی اسکن کنند .

مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

دوبلکس کردن

دیسک های ADF  قدیمی برای اسکن کردن اسناد یک طرفه مناسب هستند. اسناد بسیاری در هر دو طرف چاپ شده است. اگر میخواهید از دو روی سند خود کپی داشته باشید پیشنهاد ما خریداری یک اسکنر ADF با قابلیت دوبلکس یا همان دو تایی می باشد . برای این کار یک اسکنر دوبلکس سند مورد نظر را به یک سمت کشانده و سپس توسط یک سری غلطک آن را بر می گرداند و به عقب در قسمت بالای لامپ می برد .

نرم افزار اسکن
علاوه بر سخت افزار ، برای اینکه سریع بتوانید اسکن کنید به برنامه ی نرم افزاری برای کنترل آن نیاز دارید . اگرچه بسیاری از اسکنرها با نرم افزار های اسکنر مربوط به خود همراه هستند، این برنامه ها به طور کلی در مرتب سازی ، پردازش و نامگذاری خوشه اسناد کار آمد نیستند .

برنامه های پیشرفته ، مانند Adobe Acrobat ،  خدمات آسان دیگری را برای سهولت در اتوماسیون و نمایه سازی ارائه می دهند. به عنوان مثال نرم افزار Acrobat  می تواند شناسایی نوری یا OCR را انجام دهد و اسناد اسکن شده را به راحتی جستجو کند

راه حل های ذخیره سازی سریع اسناد

اسکن سریع اسناد بزرگ به راه حلی نیاز دارد تا بتوان در دراز مدت آن را ذخیره سازی کرد . در ابتدا ، اسکنر سند را روی دیسک سخت رایانه ای که به آن متصل است ذخیره می کند. اما این قسمت از دستگاه از به اشتراک گذاری پرونده جلوگیری کرده و سند دیجیتالی را در برابر خرابی هارد دیسک آسیب پذیر می کند – اگر هارددیسک که پرونده ها روی آن ذخیره می شود از بین برود ، تمام اسناد از بین می روند.

اسکن سریع اسناد

برای بایگانی سریع اسناد و دسترسی آسان آن به افراد ، از سیستم ذخیره سازی مبتنی بر i cloud  استفاده کنید . سرویسی مانند SkyDrive  مایکروسافت یا iCloud  اپل به سرعت اسناد اسکن شده شما را در هر یک از دستگاه های سازگاری که دارید در دسترس قرار می دهد. اگر لازم است اسناد را بین کاربران به اشتراک بگذارید . برای این کار شما به سرویس هایی مانند Google Drive نیاز دارید که امکان به اشتراک گذاری پرونده ها با سایر کاربران Google  را فراهم می کند.

نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد

اسناد زیاد به راه حلهای مقیاس پذیر نیاز دارند ، مانند Cloud Service 10  از Rackspace  که به ازای هر گیگ بایستی یک سنت شارژ شود ، یا نرم افزار آمازون که سالانه برای اینکار 500 دلار هزینه شارژ دارد و یا نرم افزار Google drive  که دارای یک ترا باید فضای ذخیره سازی داده می باشد .

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.