نگهداری از اسناد در خانه

اسناد شخصی

نگهداری از اسناد شخصی

خانه شما مملو از چیزهای ارزشمندی است ، اما یکی از مواردی که در مورد امنیت خانه مورد غفلت قرار می گیرد ، ذخیره اسناد شخصی مهم است. گزارش مرکز تحقیقات ملی Consumer Reports نشان داد که از هر چهار آمریکایی یک نفر سند مالی خود را گم کرده یا فراموش می کند و تنها 40 درصد می تواند اسناد مهم را در صورت نیاز پیدا کند. اما فراتر از دانستن اینکه اسناد شما کجاست ، برخی اسناد وجود دارد ، مانند اطلاعات تأمین اجتماعی یا اظهارنامه مالیاتی ، که می تواند برای یک سارق همانند دزدین یک تلویزیون صفحه نمایش بزرگ یا وسایل الکترونیکی وسوسه انگیز باشد .
در ادامه مطلب به پنج سند مهم که باید ذخیره کنید و روش هایی که باعث می شود امنیت این مدارک حفظ شود خواهیم پرداخت.

5 سند شخص بسیار مهم

اظهارنامه مالیاتی سالانه
نگهداری از اسناد مالیاتی از میان تمامی اسناد شخصی اهمیت بالایی دارد. در حالی که پس از سه سال می توانید از شر مدارک پشتیبان خلاص شوید ، اظهارنامه مالیاتی سالانه خود را باید برای همیشه نگه دارید. سازمان امور مالیاتی فقط سه سال برای انجام ممیزی وقت دارد ، بنابراین با گذشت زمان ، اشکالی ندارد که بقیه اسناد را دور بریزید.

اسناد شخصی
گذرنامه
قبل از عزیمت به تعطیلات، یک کپی از گذرنامه خود تهیه کنید و آن را نزد خود داشته باشید، در صورتی که هنگام مسافرت گذرنامه شما به سرقت رفته است. در خانه، حتماً کپی گذرنامه را در جایی پنهان کنید.

وصیت نامه
به احتمال زیاد ، وصیت نامه اصلی شما نزد وكیل شما محفوظ است ، اما شما باید دو نسخه از آن را دریافت كرده باشید. یک نسخه را در صندوق امانات وکیل و نسخه دیگر را در یک صندوق امانات دیگر در خانه تان نگه دارید. می توان وصیت نامه را یکی دیگر از مهمترین اسناد شخصی برای هر فردی دانست.

شناسنامه

هر یک از اعضای خانواده دارای شناسنامه است. برای نگهداری در پرونده های خود در خانه کپی تهیه کنید و نسخه های اصلی را در یک صندوق امانات نگه دارید. شاید لازم باشد به اطلاعات شناسنامه ها دسترسی پیدا کنید ، بنابراین نزدیک نگه داشتن یک نسخه از آن ایده خوبی است.

مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

کارتهای تأمین اجتماعی

کارت تأمین اجتماعی خود را در یک گاوصندوق در خانه حبس کنید. آن را در کیف پولتان با خود حمل نکنید ، زیرا این یک راه آسان برای به دست آوردن و سرقت آن محسوب می شود و در این صورت هویت شما به سرقت رفته است.

بهترین راه محافظت از اسناد شخصی

اکنون که پنج مورد از مهمترین اسناد را برای ایمن نگه داشتن دانستید ، باید بدانید که چگونه مقاله ها را به درستی و ایمن ذخیره کنید. هنگام ذخیره اسناد مهم ، دو هدف دارید: اسناد و مدارکتان را صورت نیاز به دسترسی به آنها و ایمن نگه داشتن اطلاعات از سرقت ، آتش سوزی یا سایر موارد اضطراری تزدیک به خود نگه دارید .

صندوق امانات

بهترین شرط شما در ذخیره سازی اسناد مهم ، صندوق امانات است. اکثر بانک ها یا اتحادیه های اعتباری صندوق امانات را ارائه می دهند. اگر مشتری فعلی نیز باشید ، برخی از بانک ها تخفیف ارائه می دهند. یک صندوق امانات برای ذخیره اسناد شخصی ، مانند شناسنامه ها ، وصیت نامه ها ، اطلاعات تأمین اجتماعی ، اظهارنامه های مالیاتی سالانه و وکالت نامه مناسب است. نکته اصلی در صندوق امانات ، این است که از قبل برنامه ریزی کنید .

از آنجا که صندوق در بانک یا اتحادیه اعتباری شما است ، در صورت لزوم نمی توانید به سرعت به اطلاعات دسترسی پیدا کنید ، بنابراین کپی اسناد را با اطلاعاتی که ممکن است لحظه ای قبل برای نگهداری در خانه به آنها نیاز داشته باشید ، تهیه کنید.

اسناد شخصی

گاوصندوق های خانگی

برای اسنادی که در خانه نگهداری می کنید یا کپی اسناد در صندوق امانات خود ، گاوصندوق خانه تهیه کنید. آن باید ضد آتش و دارای مکانیزم قفل ایمن باشد. داشتن گاوصندوق در خانه به شما کمک می کند تا این موارد را از افرادی که نمی خواهید به اطلاعات شخصی شما دسترسی داشته باشند و همچنین در موارد اضطراری مانند آتش سوزی یا سیل در امان نگه دارید.

محافظت از سرقت اسناد شخصی

از ورقهای پلاستیکی صفحه ای استفاده کنید

هنگام ذخیره اسناد خود در گاوصندوق ، می خواهید از آنها در برابر هرگونه ساییدگی ، نور آفتاب یا ریختن تصادفی محافظت کنید. یکی از راه های این کار استفاده از برگه های پلاستیکی صفحه است. اسناد را در یک پوشه پلاستیکی گذاشته و سپس آنها را در یک کلاسور یا جعبه قرار دهید. سپس چسب می تواند داخل گاوصندوق شما قرار گیرد. هر سندی باید در پوشه پلاستیکی مخصوص خود باشد.

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

خدمات اسکن در محل

از دستگاه خرد کن استفاده کنید

حداقل یک بار در ماه ، رسیدها ، پیشنهادات کارت اعتباری ، صورت حساب های بانکی ، کارت های اعتباری منقضی شده و پرداخت های کمکی را که دیگر نیازی ندارید ، خرد کنید. هرگز رسیدی را که ناشی از معامله ای است که از کارت اعتباری خود استفاده کرده اید ، به بیرون نیندازید ، زیرا شماره و / یا نام شما احتمالاً در آنجاست و مجرمان می توانند از آن به نفع خود استفاده کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.