نکات مهم در اسکن مدارک

نکات اسکن مدارک

5 نکته مهم برای اسکن مدارک

در عصر امروز به طور میانگین افراد مجبور به مدیریت حجم زیادی از فایل های دیجیتالی هستند. اگر مطمئن نیستید که چگونه بهترین روش برای ذخیره و مدیریت فایلهای خود را پیدا کنید، تنها نیستید. با در نظر گرفتن مهم ترین نکات اسکن مدارک سریع از شر موضوع نگهداری و مدیریت فایل دیجیتال خلاص شوید.

  1. یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

مهمترین نکات در اسکن مدارک

2. قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.

نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلید واژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.

 

3. ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.

اسکن و دیجیتال سازی تخصص آسان بایگان است. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.

نکات اسکن مدارک

4. فایل های غیر ضروری را حذف کنید.

در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟

نرم افزار مدیریت اسناد
OCR چیست ؟

اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.

5. استفاده از اسکن

اگر می دانید با تعداد زیادی فایل فیزیکی هر روز سروکله می زنید، ساده ترین راه برای مدیریت آن ها این است که تمام اسناد مذبور را جهت اسکن و دسته بندی به “آسان بایگان” ارسال کنید. از مهمترین نکات اسکن مدارک  علاوه بر کیفیت تیم ما دقت را نیز بالاترین عنصر در امر دیجیتال سازی می داند همین امر تضمین می کند که شما به راحتی می توانید فایل های خود را جستجو کنید و آن ها را بازیابی کنید.

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد

نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.

مدیریت اسناد

ثبت دائمی اسناد

سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.

برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:

  • امکانات اسکن و بایگانی
  • هشدار برای نامه های تکراری
  • دسترسی برای نامه های محرمانه
  • ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
  • امکان اشتراک گذاری زونکن ها در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها
  • نرم افزار دبیرخانه قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
  • پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …
  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.