نکات مهم در حفاظت از اسناد کاغذی

محافظت از اسناد کاغذی

5 نکته برای محافظت از اسناد کاغذی

حتی در عصر دیجیتال، اسنادی وجود دارد که باید تهیه، ذخیره و ارائه شوند. اگرچه حداقل استفاده از کاغذ در دفتر کار شما باعث صرفه جویی در هزینه، جلوگیری در قطع درختان و کم شدن فعالیت فیزیکی می شود، اما یادگیری نحوه محافظت از اسناد کاغذی نیز مهم است.

با وجود اینکه دیگر از آنها استفاده نخواهید کرد. در ادامه ما به پنج روش برای محافظت از اسناد کاغذی در برابر تهدیدهای مختلفی که احتمالاً در یک محیط تجاری با آن روبرو هستند، نگاهی می اندازیم:

1. یک برنامه خاص برای حفظ سوابق خود کنار بگذارید

در اولین گام باید اسناد را از یکدیگر تفکیک کنید. اطلاعات شخصی مشتری، داده های کارمندان، قراردادهای تجاری، فاکتورها، اطلاعات مالیاتی و موارد دیگر باید تحت عنوان “اسناد مهم” تعیین شود و بخشی را از قبل برنامه ریزی کرده و برای سازماندهی و ذخیره سازی آنها اختصاص داده شود.

مدت زمانی مشخص نیز تعیین می شود که این اسناد به دلایل قانونی و عملی نیاز به نگهداری دارند، پس از آن باید آنها را برای کاهش درهم ریختگی از بین برد.

محافظت از اسناد کاغذی

تا زمانی که هر جنبه و هر مرحله ای برنامه ریزی نشده باشد و کارکنان برای پیگیری سیستم آموزش نبینند، اسناد شما از دست می رود، محافظت از اسناد کاغذی اضافی فضای ارزشمندی را اشغال می کنند و شما به سرعت یا به طور کامل قادر به بازیابی اسناد نخواهید بود.

اصول نگهداری از اسناد کاغذی

2. اجرای پروتکل های امنیتی

یکی دیگر از جنبه های مهم محافظت از اسناد کاغذی ، در امان نگه داشتن آنها از سرقت است. برای به حداقل رساندن خطرات، لازم است دسترسی به اسناد خاص را فقط به کارمندان اختصاص دهید یا خود به تنهایی آن را اداره کنید زیرا این ‌امر مناسب است.

کابینت های بایگانی باید محکم‌ساخته شوند و به صورت شبانه روز قفل شوند. کسانی که از اسناد مهم استفاده می کنند باید بلافاصله پس از استفاده آنها را به محل خود برگردانند و هرگز آنها را با خود و یا خارج از محل کار به خانه نبرند. دوربین های امنیتی حتی ممکن است برای کمک به نظارت بر حساس ترین مناطق ذخیره سازی اسناد کاغذی شما مناسب باشند.

3. ذخیره سازی خارج از سایت را در نظر بگیرید

وقتی سوابق هنوز “منقضی” نشده اند تا بتوانید با خیال راحت آنها را دور بیندازید اما آنقدر تازه نیستید که بتوانید به صورت روزانه یا حتی ماهانه به آنها نزدیک شوید ، آنها کاندیداهای خوبی برای ذخیره سازی خارج از سایت هستند.

اگر مقدار کافی از این اسناد را داشته باشید، انتقال آنها به خارج از سایت فضای بیشتری برای اسناد دیگری فراهم می کند که از فوریت بیشتری برخوردار هستند، اگرچه ذخیره و محافظت از اسناد کاغذی برای شما هزینه ای دارد.

اسکن اسناد سازمانی

اسکن اسناد و اوراق

4. اسناد غیر ضروری را با خیال راحت دور بیندازید

محافظت از اسناد کاغذی در برابر استفاده نادرست نه تنها در هنگام ذخیره اسناد بلکه هنگام دور انداختن آنها نگران کننده است.

در بعضی از ایالت ها ، شما باید اطلاعات شخصی مشتری را که در یک سند وجود دارد قبل از دور انداختن ، سانسور کنید. اما، با وجود تمام اسناد که از آسیب رساندن به طبیعت بسیار حساس به وجود می‌آید، خرد کردن اسناد بهترین راه برای اطمینان از غیرقابل استفاده بودن سند از بین رفته است.

5. اسناد را اسکن و دیجیتالی کنید

در صورت امکان، مطلوب است که کاملاً اسناد را دیجیتالی کرده و آن‌را اسکن کنید تا جایگزین نسخه های اصلی شود. اما حتی در مواردی که باید اصل آن را نگهداری کرد، اسکن یک روش ایده آل برای محافظت از اسناد کاغذی با تهیه نسخه پشتیبان از آنها با یک نسخه غیر کاغذی است.

محافظت از اسناد کاغذی

بلایای طبیعی ممکن است نسخه های کاغذی را از بین ببرند ، در حالی که نسخه های اسکن شده ایمن هستند. علاوه بر این، انتقال الکترونیکی بسیاری از اسناد اغلب یک ضرورت مجازی است و اسکن بسیار کارآمدتر از هر چیزی است که ممکن است بیش از یک بار برای انتقال نیاز داشته باشید.

حفاظت از اسناد کاغذی شما مستلزم ایجاد یک برنامه جامع برای نگهداری سوابق، اجرای پروتکل های امنیتی اساسی، ذخیره برخی از موارد خارج از سایت و دفع اسناد حساس با مسئولیت پذیری است. اما فقط با تهیه نسخه پشتیبان و مجازی از نسخه های کاغذی خود، با روش اسکن می توانید اسناد خود را تا حداکثر ممکن حفاظت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.