پنج فناوری مدرن برای آرشیو دیجیتال

تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو

تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو

استفاده از تکنولوژی های جدید برای ایجاد آرشیو دیجیتال روز به روز در حال گسترش است. از آنجایی که سرعت در دنیای تجارت هر روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود، از وکلا انتظار میرود هر روز پاسخگوی مطالبات بیشتری شوند، در نتیجه نیاز به تولید اسناد با سرعت فزاینده ای افزایش میابد. با وجود فرآیندهای مختلف بین ایجاد و تکمیل یک سند، تیم ها باید تمام تلاش خود را بکار گیرند تا این فرآیند را کاهش دهند. از این رو استفاده از تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو اهیمت بسیار زیادی دارند.

دیجیتال شدن اسناد باعث شده انقلاب عظیمی در سرعت تولید و ذخیره سازی اسناد پدید آید و بکار بردن جدیدترین فناوری ها دایما این سرعت را افزایش می دهد. جدا از این ها این فناوری ها علاوه بر ارتقای سرعت ایجاد اسناد، باعث کاهش شدید نیاز شما به تیم های متخصص فناوری اطلاعات میشود.

مسیریابی خودکار اسناد اسکن شده

دستگاه های کپی پیشرفته شبکه و MFP ها اجازه میدهد تا پرونده ها بطور خودکار به یک پوشه از پیش تعریف شده در سیستم مدیریت اسناد یا حتی یک راه حل اشتراک گذاری فایل مبتنی بر سرویس ابری برای اشتراک گذاری با اعضای مختلف تیم بصورت فوری هدایت شوند. همچنین استفاده از فناوری های خاص اسکن میتواند پردازش فرم های کاغذ را با قرار دادن در قسمت های خاص روی یک سند کاغذ و استخراج داده های کلیدی از تصویر اسکن شده انجام دهد. سپس این داده ها برای هدایت خودکار سند بطور مستقیم برای گردش کار سریع تر و کارآمد تر استفاده میشود. در نهایت این به این معنی است که بیشتر مراحل دستی لازم بین اسکن سند و ارسال آن به اشخاص ثالث ناپدید میشوند.

تشخیص کاراکتر اپتیکال (OCR)

از دیگر تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو ocr است.

OCR روش جدیدی نیست اما تا همین اواخر ،  ایجاد یک سند OCR روشی کارآمد نبود . در اغلب اوقات بیشتر اسناد به قدری نیاز به اصلاحات داشتند که با ایجاد دوباره سند چندان تفاوتی نداشتند که عملی فوق العاده زمان بر و بیهوده بود. اما با پیشرفت های فناوری در حال حاضر امکان ایجاد پیچیده ترین اسناد به نسخه های دیجیتالی قابل استفاده را فراهم آورده است. این روش علاوه بر صرفه جویی در وقت امکان جستجو و بازیابی سند بسیار ساده تر و کارآمد تر امکان پذیر شود.

شرکت اسکن مدارک در تهران

تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو

جدیدترین تکنولوژی ایجاد آرشیو

نرم افزار ویرایش pdf

نرم افزار ویرایش pdf این امکان را به کاربر میدهد که سرعت محتوای موجود در فایل pdf را مستقیم در خود پرونده ادیت کند. این روش برای موقعیت هایی که امکان دسترسی به خود سند وجود ندارد بسیار عالی و کارآمد است و نیاز به تجدید دوباره اسناد را از بین میبرد. این ابزارها همچنین قابلیت اصلاح نمودارها ، جدول ها و…. و ذخیره آن ها بصورت فایل اکسل یا پاورپوینت را نیز دارا میباشند.

نرم افزار اتصال دهنده دیجیتال

تیم های حقوقی معمولا روزانه در معرض صدها سند قرار دارند و ساماندهی این حجم از اسناد واقعا میتواند چالش برانگیز باشد. فناوری های مدیریت داده میتواند کار با اسناد را به ساده ترین و بصری ترین حالت ممکن برساند . این اتصال دهنده این قابلیت را فراهم میکند که اسناد دیجیتالی را صرف نظر از کاغذ خود ، ذخیره سازی و سازماندهی کنند. این امر باعث یافتن سریع تر اسناد و همچنین امکان اشتراک گذاری آسان آن با افرادی که به اسناد نیاز دارند فراهم میشود.

اسکن مدارک در تهران
اسکن اسناد و اوراق

سایر قابلیت های نرم افزار اتصال دهنده دیجیتال

  • علامت گذاری سند
  • قابلیت حاشیه نویسی تا همکاران بتوانند نظرات خود را اضافه کنند.

این قابلیت ها باعث میشود تیم ها بتوانند نظرات خود را در یک ایمیل جداگانه که بطور بالقوه ممکن است از دست برود ذخیره کنند.

تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو

چند تکنولوژی جدید ایجاد آرشیو

نرم افزار اشتراک گذاری فایل

جابجا کردن اسناد ، زمان برترین فرآیند در چرخه عمر اسناد است که کمترین ارزش ممکن را اضافه میکند. به همین دلیل روز به روز نرم افزارهای اشتراک گذاری فایل ( بصورت لوکال یا ذخیره ابری ) روز به روز در سازمان ها طرفداران بیشتری پیدا میکنند. این ابزار دستترسی به اسناد را در هر لحظه و در هرمکان با استفاده از وسایل ارتباطی متداول مانند لپ تاپ ، تلفن های هوشمند ، تبلت و….. فراهم میکند. آن ها به تیم ها اجازه میدهند اسناد بزرگ و کتاب ها را در هر زمان که بخواهند به اشتراک بگذارند.

اعضای تیم میتوانند هنگام همکاری نظرات خود را در رابطه با یک سند در پوشه های مربوطه ذخیره کنند و این موضوعات ایمیل جداگانه را از بین میبرد.علاوه براین خبر خوب این است که برخلاف راه حل های معمول تولید کنندگان سیستم عامل روش های امنیتی سفارشی نیز ارائه میکنند تا با سیستم امنیتی اطلاعاتی بنگاه ها سازگاری بیشتری داشته باشند.

برای اطلاع از قیمت اسکن مدارک و ایجاد آرشیو دیجیتال با ما تماس بگیرید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.