همه چیز درباره بایگانی

بایگانی

بایگانی چیست ؟

بایگانی یک نوع ایجاد دسته بندی و نظم می باشد که بسیار ی از کارمندان یک اداره با آن در محیط کار مواجه می شوند. زمانی که بحث از بایگانی می شود بسیاری از افراد نارضایتی خود را از آن اعلام می کنند و برخی از افراد هم موافقت می نمایند. در واقع این بخش یکی از مهمترین بخش های مدیریت کردن اسناد و مدارک می باشد که در هر اداره و سازمانی باید وجود داشته باشد و هر کارمندی هم باید با آن آشنایی کاملی داشته باشد.

زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار های آرشیو اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و بهتر می توانند کارهای خود را مدیریت کنند.

تعریف کلی بایگانی

هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد(بایگانی اسناد) می گویند.

به طور کلی اسکن اسناد و مدارک به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد بایگانی شده دسترسی پیدا کرده و از تجاوز افراد به مدارک بسیار مهم جلوگیری کنید.

با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.

بایگانی

اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟

بایگانی اصول و روش های مشخص شده ای دارد، این اصول و روش ها در بسیاری از ادارات و سازمان را رعایت نشده و در بسیاری دیگر به شدت مورد توجه است اما بایگانی اصولی دارد که برخی از مهمترین آنها عبارت می باشد از :

  1. ایجاد

در این مرحله از بایگانی باید هدف مهار شود و تولید سوابق کاهش پیدا کند. در واقع باید بدانید در این مرحله نکات بسیار مهمی مانند استاندارد سازی فرم ها، جلوگیری کردن از تکثیر بی رویه سوابق، نظارت کردن بر دریافت سوابق، استاندارد سازی نوع پوشه و کاغذ، به کارگیری روش های استاندارد و … به طور جدی پیگیری می شود.

  1. به کارگیری و استفاده

در این مرحله تلاش می شود که دسترسی افراد به مدارک بسیار آسان تر شود و اطلاعات و پرونده هایی که ضروری هستند را در ردیف اولیه قرار دهند.

  1. تعیین تکلیف

در این مرحله تمامی اسناد و مدارکی که وجود دارد مورد ارزشیابی قرار می گیرد تا آنها را به آرشیو اصلی انتقال دهند. در واقع باید بدانید این بخش یکی از مهمترین بخش های بایگانی به شمار می رود که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است و بیشتر کارمندان باید با این بخش آشنایی داشته باشند.

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

ظهور دائمی اسناد

به طور کلی باید بدانید زمانی که نرم افزار آرشیو اسناد  را در هر اداره ای داشته باشید به راحتی می توانید اصول و روش های آن را انجام دهید و دیگر نیازی نیست برای ذخیره کردن آن مدارک به بخش مورد نظر بروید. بلکه در اتاق خود می توانید این اطلاعات را ذخیره سازی کنید تا دیگر کارمندان هم در صورت نیاز آنها را مشاهده کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.