نرم افزار های مدیریت مستند

نرم افزار مدیریت مستند

همه چیز درباره نرم افزار های مدیریت مستند

فرهنگ لغت ، تجارت مدیریت اسناد را به عنوان کنترل و هماهنگی کلیه فرایندهای دخیل در جریان اسناد کاغذی و الکترونیکی تعریف می کند تا اطمینان حاصل شود که پرسنل مجاز در هر زمان، دسترسی امن و کارآمد به اسناد داشته باشند . فرآیندهای درگیر در جریان یک سند شامل ضبط، ذخیره سازی، نمایه سازی، مسیریابی، توزیع و بازیابی اسناد است. اما بهترین نرم افزار مدیریت مستند چیست؟

پس، مدیریت اسناد چیست؟ در ابتدایی ترین اصطلاحات، مدیریت اسناد نحوه سازماندهی، ذخیره، ردیابی اسناد و مدارک شرکت در قالب کاغذ یا الکترونیک است. هر شرکت یا سازمانی دارای نوعی مدیریت برای این بخش است که شامل ضبط ، ذخیره و بازیابی اسناد در عملیات روزمره خواهد بود.

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

نرم افزار مدیریت مستند

سیستم های مدیریت مستند چیستند؟

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

اسکن تصاویر

اسکن مدارک

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

با داشتن یک مخزن مرکزی الکترونیکی ایمن، مانند ذخیره سازی اسناد ابر و نرم افزار مدیریتی ارائه شده توسط Folderit ، دیگر نیازی به جستجوی اسناد گمشده ندارید. اکنون می توانید در طی چند ثانیه به راحتی هر سندی را در سازمان خود جستجو و بازیابی کنید .

ویژگی های اصلی سیستم های مدیریت مستند

اجزای اصلی سیستم مدیریت مستند شامل ویژگی های ضبط، ذخیره سازی، فراداده، نسخه، امنیت، نمایه سازی و بازیابی اسناد می باشد . بیایید به هر یک از آنها نگاهی بیاندازیم :

فراداده سند

هر سندی معمولاً به همراه فراداده های آن مانند تاریخ ذخیره سازی و هویت شخصی که آن را ثبت می کند ، ذخیره می شود. این سیستم می تواند فراداده را بگیرد یا از کاربر بخواهد متادیتا را ارائه دهد. در Folderit ، می توانید طیف وسیعی از فراداده را از جمله برچسب ها ، یادداشت ها ، امضاها ، داده ها یا تاریخ سررسید و موارد دیگر را ذخیره و به آنها کمک کنید تا اسناد شما را به خوبی سازمان دهند و دسترسی آسانی داشته باشند. حتی می توانید فیلدهای داده دلخواه خود را به آن اضافه کنید.

ضبط سند

ضبط در نرم افزار مدیریت مستند به پردازش اسناد کاغذی از طریق اسکن برای امکان ذخیره سازی در قالب الکترونیکی اشاره دارد. برخی از سیستم ها از نرم افزار تشخیص نوری شخصیت (OCR) برای تبدیل تصاویر دیجیتال به متن خوانا استفاده می کنند. ضبط سند همچنین شامل پذیرش اسناد در قالب الکترونیک و سایر پرونده های مبتنی بر رایانه در سیستم می باشد .

نرم افزار مدیریت مستند

نمایه سازی

نمایه سازی به ردیابی اسناد الکترونیکی ذخیره شده در سیستم کمک می کند. این می تواند به سادگی ردیابی شناسه های سند در کل سیستم باشد یا به همان اندازه پیچیده بوده که طبقه بندی خاصی برای هر سند بر اساس متادیتا یا نمایه های کلمه گرفته شده از محتوای هر سند فراهم کند. نمایه سازی از مولفه های مهم سیستم مدیریت اسناد است. آن کمک می کند تا روند بازیابی سریع تر ، کارآمد و دقیق تر انجام شود.

نرم افزار آرشیو اسناد

OCR چیست

ذخیره سازی

ذخیره سازی همه چیز درباره نحوه ذخیره سازی سند در یک مخزن مرکزی برای بازیابی بعدی است. فضای ذخیره سازی شامل بخش های مشخصی است که هر سند در سیستم ذخیره می شود ، از جمله مدت زمان ذخیره سازی آن ، انتقال اسناد از طریق رسانه های ذخیره سازی مختلف و در نهایت تخریب یک سند.

بازیابی سند

بازیابی عنصر اصلی هر نرم افزار مدیریت مستند است. همه چیز در مورد چگونگی بازیابی یک سند از حافظه مرکزی است. این یک فرایند پیچیده است که مجوزها و دسترسی به هر سند را تنظیم می کند. آن به کاربران امکان می دهد با شناسایی شناسه های منحصر به فرد سند مانند فراداده و عبارات جستجوی خاص ، به اسناد دسترسی پیدا کنند.

نسخه بندی سند

نسخه بندی در واقع فرایندی است که از طریق آن یک سند در سیستم بررسی یا خارج می شود و به کاربران امکان دسترسی به نسخه های قبلی یا سند قبلی را می دهد. اسناد با گذشت زمان تغییر می کنند یا به روز می شوند ، این جایی است که نسخه ها در آن وارد می شوند تا اطمینان حاصل شود که کاربران همچنان می توانند به عنوان مرجع به نسخه های قبلی دسترسی پیدا کنند. Folderit کنترل نسخه بهتر و آسان اسناد شما را فراهم می کند. با حفظ نسخه قبلی و فوق داده موجود ، می توانید نسخه جدیدی از هر سندی را که در سیستم ذخیره شده است بارگذاری کنید. ویژگی ورود و خروج بسیار کارآمد سیستم به شما امکان می دهد حتی هنگام ویرایش سندی ، آن را از دسترسی سایر کاربران قفل کنید.

بهترین نرم افزار های مدیریت مستند

جستجوکردن

جستجو به کاربران این امکان را می دهد تا اسناد و پوشه های خاصی را با استفاده از ویژگی های الگو یا جستجوی متن کامل پیدا کنند. Folderit یک موتور جستجوگر قدرتمند دارد که به شما امکان می دهد هر سندی را که در سیستم ذخیره شده است از طریق طیف گسترده ای از ویژگی ها از جمله عنوان سند و سایر داده های فرعی مانند برچسب ها و امضاها پیدا کنید.

نرم افزار مدیریت مستند

اشتراک یا توزیع اسناد

یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد مانند Folderit امکان اشتراک و توزیع تنظیم شده اسناد ، بخش هایی از اسناد ، پوشه ها یا حتی کل حساب را با هر شخص مجاز فراهم می کند. این سیستم دارای مجوزهای دیده شده ایست که در آن فقط کاربر می تواند سند و مجوزهای “ویرایش” را در جایی که کاربر مجاز به ویرایش فراداده است ، مشاهده کند.

اسکن اسناد

اسکن اسناد و اوراق

امنیت سند

اهمیت امنیت اسناد در هر سیستم مدیریت اسناد امری حیاتی است. با ظهور تهدیدات امنیتی پیشرفته مانند باج افزار ها ، اکنون اطمینان حاصل شود که اسناد شما در یک مخزن مرکزی امن و ایمن ذخیره می شوند . بنابراین امنیت مدیریت اسناد چیست؟ نمونه خوبی از امنیت مدیریت اسناد را می توان در Folderit مشاهده کرد ، جایی که اسناد شما و اطلاعاتی که دارند به صورت 256 بیتی AES رمزگذاری شده در فضای ابری برای ذخیره سازی امن تر هستند. آنها همچنین از طریق اتصال امن SSL ارسال می شوند.

پشتیبان گیری از اسناد چیست ؟

تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و مدارک شما جزء مهمی در هر نرم افزار مدیریت مستند است. بدون تهیه نسخه پشتیبان، ممکن است در صورت یک حمله ناخوشایند از سوی گ هکر یا ویروس یا حتی آتش سوزی یا یک فاجعه طبیعی، کسب و کار شما با ضررهای هنگفتی روبرو شود که می تواند به تمام پرونده های موجود شما کاملا آسیب برساند.

این نرم افزار ها تمام اسناد شما را با خیال راحت در یک فضای ابری امن ذخیره می کند. با این حال ، اگر بخواهید ، می توانید پرونده های منفرد یا حتی کل حساب را بارگیری کرده و اسناد را به عنوان پشتیبان محلی در هارد دیسک ذخیره کنید. همچنان کپی اسناد ذخیره شده در آن حفظ خواهید کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.