سامانه های مدیریت اسناد

سامانه مدیریت اسناد

DMS چیست؟

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی‌ست. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.

بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.

دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود.  طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

  • مالی
  • اداری
  • آموزشی
  • پرسنلی
  • و ….

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.

استانداردهای یک DMS مناسب

  • بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
  • ایجاد کد یکتا برای اسناد
  • نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
  • بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
  • نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
  • امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
  • امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
  • بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
  • امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
  • ایجاد ارتباط بین اسناد
  • امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)

سامانه مدیریت اسناد

چرا از سامانه مدیریت اسناد استفاده کنیم؟

  • تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
  • از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
  • فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
  • از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
  • امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
  • اﻣﮑﺎن ﮔﺴﺘﺮش ﻣﺤﯿﻂ بهره برداری از اسناد
  • ‫اﻣﮑﺎن ﺗﺴﺮﯾﻊ در اﻣﺮ استفاده از اسناد و داده های درونی
  • ‫اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد ﺗﻨﻮع در اﺷﮑﺎل ﻣﺨﺘﻠﻒ اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﮑﺎن ﺣﻔﻆ اﻣﻨﯿﺖ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد ﭘﺸﺘﯿﺒﺎن ﻣﻄﻠﻮب آرﺷﯿﻮ و ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ اﺳﻨﺎد (Backup)

به طور کلی در سامانه مدیریت اسناد یک سند از دو بخش اصلی تشکیل شده است :

  • محتوای سند (Content): هر سند از یک بخش محتوایی مانند متن ،تصویر، صوت، و انواع مختلف فرمت های موجود رایانه ای مانند Word-Excel-AutoCAD-PDF,… تشکیل شده است.
  • پروفایل یا شناسنامه مشخصات سند: لازم به ذکر نیست که فراداده ها و ویژگی های اسناد ، وجه تمایزآنها با یکدیگر میباشند، در سامانه مدیریت اسناد هرگونه ویژگی ( فراداده ) به راحتی و به طور کاملا پویا و بدون نیاز به هیچ گونه برنامه نویسی به یک سند اختصاص داده میشود که شاخص گذاری اسناد بر اساس این فرداده ها صورت میپذیرد.
  • بر اساس این معماری ، در هر سازمان ، طیف وسیعی از اسناد با هرگونه ساختار مورد نظر قابل پیاده سازی میباشد.نمونه هایی از این طیف عبارتند از
  • اسناد فنی مانند نقشه ها، برنامه های کنترل پروژه ،محاسبات فنی و …
  • اسناد اداری مانند نامه ها ،صورت جلسات و …
  • اسناد پرسنلی مانند احکام – پرونده های پرسنلی
  • اسناد مالی : مانند فاکتورها بیمه نامه ها و …
  • اسناد حقوقی مانند : قراردادها ، دادخواست ها

مشخصات فنی سامانه مدیریت اسناد

  1. هسته اصلی (شامل:….)
    • امکان تعریف نمودن محل فیزیکی اسنادی که پرونده کامپیوتری دارند
    • سیستم امنیتی و دسترسی رابطه ای بسیار پیشرفته
    • Check in – Check Out در هنگام استفاده از یک پرونده
    • دسته بندی اسناد در سه لایه :
      • آرشیو (Archive) /   پوشه (Folder)  /  پرونده(File)
    • امکان اضافه نمودن زیر آرشیو به هر آرشیو (Sub Archive)
    • امکان اضافه نمودن تعداد نا محدود مستندات به هر شاخه آرشیو
    • امکان انتشار کلیه ویژگی های امنیتی یک موضوع به موضوع های زیرمجموعه
    • امکان ایجاد انواع اسناد با ویژگی های مختلف بطور کاملا پویا بدون نیاز به برنامه نویسی
    • امکان ایجاد انواع پوشه با ویژگیهای مختلف بطور کاملا پویا و بدون نیاز به برنامه نویسی
    • استفاده از انواع داده ای و ساختارهای پیشرفته مانند رشته – تاریخ – عدد و درختواره و … برای تعریف ویژگیهای مختلف سند
    • تعيين ویژگیهای مختلف برای هر شاخه آرشیو  شامل :
      • نام / نام جایگاه بالاتر /  تاریخ ایجاد /  کاربر ایجاد کننده /  عمومی یا اختصاصی بودن / توضیحات
    • امکان ایجاد دسترسی محدود یا نا محدود کاربران جهت مشاهده  آرشیو
    • قابلیت جستجوی شاخه های آرشیو بر اساس نیازمندیهای مختلف
    • ویژگیهای محتلف برای پوشه (Folder) شامل
      • نام / نام شاخه موضوعی  /  تاریخ ایجاد  /  کاربر ایجاد کننده /  توضیحات
    • امکان ایجاد دسترسیهای مختلف کاربران جهت استفاده از اسناد طبقه بندی شده
    • امکـــــــان ذخیره پرونده ها در بانک اطلاعاتی جهت امنیت بخشیدن به پرونده ها
    • ثبت محل نگهداری فیزیکی پرونده
    • عملیات مختلف بر روی کلیه لایه ها شامل :
      • حذف (Delete)/ اضافه(Add) / بریدن (Cut) / کپی (Copy) / تغییر نام (Rename)
    • پشتیبانی از رابط کاربر MDI مطابق مرورگر ویندوز جهت سهولت دسترسی و عملیات بر روی آرشیوهای مختلف

مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد

    • فشرده سازی خودکار پرونده ها جهت صرفه جویی در فضای ذخیره سازی
    • ایجاد پوشه های شخصی بصورت خودکار
    • Log کامل از عملیات کاربران
    • گزارشات متنوع از Log کاربران
    • تاریخچه تغییرات موضوعات – پوشه ها – پرونده ها
    • تاریخچه استفاده از پرونده ها
    • ارسال پرونده با استفاده از پست الکترونیک
    • ارسال پرونده با استفاده از دورنگار
    • امکان جستجوی پیشرفته (متن در داخل پرونده – موضوعات – نوع پرونده – ویژگی های پرونده و …)
    • امکان چاپ نتایج جستجو
    • جستجو به صورت همزمان(Multi Thread) جهت تسریع در فرآیند جستجو در جداول متعدد
    • رابط پیشرفته جهت ایجاد هرگونه جستجو ترکیبی در کلیه فراداده های(ویژگی) سند و پوشه
    • امکان دریافت پرونده از پویشگر (Scanner)
    • امکان استفاده از درایور اصلی اسکنر
    • استفاده از رابط ویژه نرم افزار جهت ارتباط با دستگاه اسکنر
    • تصحیح هوشمند کج بودن تصویر اسکن شده تا 45 درجه
    • انجام عملیات نویز زدایی و پاکسازی تصویر تا هر درجه دلخواه
    • دریافت منطقه تعیین شده از صفحه اسکنر جهت دریافت تصویر Crop شده
    • دریافت ترکیبی از اسکنر و سیستم عامل
    • ایجاد Multi Page Tiff
    • قابلیت تغییر جای تصاویر در Multi Page Tiff
    • ایجاد PDF
    • قابلیت تغییر جای تصاویر در PDF
    • قابلیت تعریف قالب تصویر دریافتی از اسکنر(BMP-JPG-TIFF)
    • دریافت تصاویر از اسکنر به صورت دسته ای
    • نام گذاری اتوماتیک عددی برای پرونده های اسکن دسته ای
    • دریافت اسناد توسط رابط هوشمند الکترونیکی
    • دریافت اسناد بر اساس قالب های تصویری تعیین شده
    • دریافت اسناد بر اساس قالب های متنی تعیین شده
    • تعریف الگوهای پردازش تصویر انجام عملیات هوش مصنوعی و فرم خوان
    • پشتبانی از نرم افزار ارزیاب جهت استفاده از فرم خوان پیشرفته ارزیاب
    • امکان استفاده از الگوهای مختلف جهت زمینه چاپ فایلهای متنی
    • امکان تعریف نرم افزارهای پیش فرض جهت نمایش پرونده های سامانه
    • کنترل کامل بر روی چاپ اسناد ، حتی در نرم افزار های تعریف شده خارج از سامانه
    • امکان چاپ کد امنیتی در سند
    • امکان نمایش Thumbnail از پرونده های تصویری
    • امکان نمایش Thumbnail از پرونده های PDF
    • امکان مرتب سازی لیست بر اساس نام پرونده / پوشه
    • امکان کنترل کاربران و مدیریت کامل بر روی استفاده کنندگان از سامانه
    • توانایی ایجاد Admin های مختلف در سامانه
    • توانایی فعال و غیر فعال کردن کاربران

سامانه مدیریت اسناد

    • اعطای دسترسی یا سلب دسترسی  کاربر یا کاربران جهت استفاده  از اسناد
    • امکان ایجاد طبقه بندی اسناد
    • امکان ایجاد حیطه بندی اسناد
    • ارسال پیام به کاربران از طرف مدیر سامانه
    • ورود اطلاعات به صورت چند زبانه
    • مشخصات کاربران شامل :
      • نام / نام حانوادگی /  رمز عبور  /  شناسه کاربری  /  عکس کاربر  و غیره …..
    • استفاده از بانک اطلاعات SQL Server 2012 – 2008
    • امکان پاک سازی فضای دیسک سخت رایانه کاربر پس از استفاده از پرونده
    • تهیه پشتیبان از بانک اطلاعاتی و ذخیره اتوماتیک آن بر روی دیسک فشرده (CD)
    • امکان بازیابی اطلاعات پشتیبان گیری شده بدون نیاز به دانش فنی بانک اطلاعاتی
    • انجام عملیات بهینه سازی بانک اطلاعاتی بدون نیاز به دانش فنی بانک اطلاعاتی
    • امکان load Balancing پیشرفته جهت مدیریت جداول جهت جلوگیری از افت کارایی در حجم بالای پرونده ها
    • اضافه شدن جداول به صورت خودکار جهت جلوگیری از افت کارایی سامانه
    • حذف گروهی پرونده های موجود در پوشه
    • اضافه کردن ویژگی های یک پرونده به پرونده های کناری
    • شماره گذاری خودکار پرونده ها
    • امکان ایجاد هرگونه فرمول برای شماره گذاری خودکار پرونده ها
    • امکان اتصال به فرهنگ تزاروس جهت جستجو مفهومی
    • امکان اضافه کردن یک پرونده به صورت اشاره گر درون یک پوشه
    • داشبورد مدیریتی جهت بررسی لحظه ای سامانه توسط مدیر سامانه
    • معماری سرویس گرا
    • امکان حوزه بندی اسناد و کابران
    • قابل مشاهده بودن اسناد در حوزه های معین
    • دریافت سند از محیط ویندوز به صورت Drag And Drop
    • دریافت ویرایش از محیط ویندوز با Drag And Drop
    • امکان ایجاد موضوعات از طریق اکسل

همچنین بخوانید:

اسکن اسناد

اسکن اسناد و اوراق


 

    • امکان ایجاد پوشه از طریق اکسل
    • امکان اختصاص ویژگی از طریق اکسل
    • تعریف فرمول ایجاد موضوع بر اساس فیلدهای اکسل
    • تعریف فرمول ایجاد پوشه بر اساس فیلدهای اکسل
    • امکان هماهنگ سازی هرگونه فایل اکسل و ایجاد عملیات ایجاد موضوع – پوشه
    • امکان تعریف ساختارهای اسناد پیش فرض
    • امکان تعریف ساختارهای پوشه پیش فرض
    • امکان تعیین تایید کننده اسناد
    • امکان آرشیو سازی از هارد دیسک با هرگونه ساختار و درختواره دایرکتوری
    • امکان مشاهده ساختار دیسک انتخاب شده
    • امکان تعریف هرگونه سطوح دسترسی برای اطلاعات خوانده شده از هارد در هنگام تبدیل
    • شناسایی کلیه فایلهای آفیس بدون ایجاد اشکال در متون فارسی(راست به چپ)
    • ایجاد محدودیت برای Print Screen در هنگام کار با سندهای آفیس
    • امکان کدگذاری سند جهت اطمینان از صحت سند آپلود شده (Digest Code)
    • امکان تشخیص کدهای صحت اصالت ایجاد شده با فن آوری های مختلف (جاوا- دات نت)
    • امکان اتصال به اکتیو دایرکتوری و به هنگام سازی کاربران و گروه ها بر اساس تعاریف شبکه
    • امکان مشاهده پروفایلهای ایجاد شده برای سند
    • امکان مشاهده پروفایل های ایجاد شده برای پوشه

 

  1. پشتیبانی ازبیش از 500 فرمت مختلف بدون نیاز به نصب برنامه های آنها مانند فرمتهای :
    • Auto Cad/Excel/ Word/PDF /TXT/ JPG/ BMP/PSD/ MP3 /Wave / MPEG / DAT/ GIS
  2. گزارشات مختلف جهت کاربر جاری شامل :
    • شاخه های موضوعاتی که کاربر جاری ایجاد کننده آن است
    • پوشه هایی که برای کاربر جاری قابل مشاهده است
    • پرونده هایی که برای کاربر جاری قابل مشاهده است و غیره …….
    • توانايي همه نوع جستجوي تركيبي براي پروفايلهاي اسناد

 

  1. امکان لینک کردن یک سند به اسناد دیگر
  2. قابل اتصال به OCR(ماشینی و دست نویس ) و ICR
  • OCR زبان فارسی – عربی – انگلیسی – فرانسه – ….
  • ICR اعداد و حروف مجزا فارسی و عربی و  دستنویس تمام زبانها
  1. حاشيه نويسی روی متن
  2. جستجوي تمام متن Full Text و رنگی كردن كلمات بازيابی شده در متن اسناد
  3. امکان اتصال به موتور گردش کار کاردان (Workflow Engine)
    • اتصال به وب سرویس های سامانه مدیریت اسناد
    • محیط کاربری کاملا استاندارد
    • ایجاد هرگونه گردش کار موازی و خطی
    • عملیات اصلی – ایجاد پوشه – سند – ارجاع – بررسی و تایید و تصدیق – بایگانی و …
    • تعریف نا محدود پروسه ها
    • جیدمان اتوماتیک و خودکار گردش کار
    • بزرگنمایی و کوچک نمایی گردش کار طراحی شده
    • چاپ گردش کار
    • مانیتورینگ گردش کار
    • ذخیره بر روی دیسک یا بانک
    • قابلیت تغییر آیکون پردازش ها
  1. گزارش ساز پیشرفته و پویا
  2. استفاده از امضای الکترونیک
  3. امکان ذخیره سازی امن پرونده ها با استفاده از ماژولهای امنیتی و اثرانگشت
  4. فرم ساز پویا جهت طراحی هرگونه فرم ورود اطلاعات شناسنامه سند
  5. امکان ارجاع سند با زمانبندی

از مهم ترین موارد و شرایط برای استفاده از سامانه مدیریت اسناد می باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.