دیجیتال سازی مدارک آموزشی

اسکن مدارک آموزشی

اسکن مدارک آموزشی

عموماً در دانشگاه ها، مدارس، کلاس های آمورشی خصوصی و دیگر مراکز تحصیلی، فضای بسیاری صرف بایگانی و نگه داری پرونده های دانش آموزان و دانشجویان می شود. از این رو اقدام اسکن مدارک آموزشی می تواند گامی پایه در دیجیتال سازی موسسه، مدرسه و دانشگاه ها باشد؛ پس از اسکن، علاوه بر آزاد سازی فضاهایی که قبلا تحت اشغال پرونده ها و اوراق های مربوطه بوده است، عمل جستجو نیز با سرعت بالایی انجام می پزیرد. مسلما تعدادی کارمند در بخش بایگانی فعالیت می کردند که می توان از آن ها در بخش های دیگر بهره برد.

دیجیتال سازی پرونده های مدارس و دانشگاهی

بایگانی و نگه داری پرونده ها هزینه های خاموشی برعهده سازمان می گذارند که معمولا این هزینه ها در برنامه ریزی های کوتاه مدت به چشم نخواهند آمد؛ این امر باعث کاهش راندمان به صورت نامحسوس می شود. اسکن و دیجیتال سازی می تواند در مدیریت زمان و کاهش هزینه های مراکز آموزشی بسیار موثر باشد.

اسکن مدارک آموزشی

برای مثال فرض کنید نیاز به محتوای پرونده یک شخص خاص دارید، باید از اتاق خود به بایگانی مراجعه کنید، این مراجعه تابع شرایطی مانند فاصله شما تا بایگانی، مدت حضور، پاسخگویی سریع مسئول بایگانی، ضوابط خروج پرونده از بایگانی و … است، حال اینکه پس از دیجیتال سازی بدون این که نیازی به بلند شدن از پشت میز کار خود داشته باشید، تنها با ورود چند دکمه در کسری از ثانیه پرونده مورد نظر، در دسترس است.

از آنجایی که پرونده های تحصیلی هرشخص تقریبا مهم ترین اوراق زندگی آن شخص هستند، و تقریباً اکثر استنادهای مهم اداری به این مدارک و شواهد که در دوران تحصیل فرد شکل گرفته است رجوع می کنند، حفظ و نگه داری این اوراق با گذشت زمان به امری هزینه بر و دشوار برای مدارس و دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی مبدل می شود. با اسکن مدارک آموزشی می توان تا صدها سال پرونده را بدون نگرانی از هزینه های نگه داری یا گاها از بین رفتن پرونده ها، نگه داری نمود.

مزایای اسکن و مدیریت الکترونیکی اسناد تحصیلی

مزایای اسکن و استفاده از سیستم مدیریت دیجیتال برای مدارس، دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی بسیار زیاد است ولی ما برای نمونه به برخی از آن ها در پایین اشاره می کنیم:

  1. مدیریت دیجیتالی اسناد برای دانشگاه ها
  • اسناد دیجیتالی شده (اسکن شده) انعطاف پذیری قابل توجهی دارند

نگهداری اسناد و مدارک در تعداد زیادی اتاق، امری ناخوشایند است. با اسکن اوراق تحصیلی به راحتی می توان به آن ها دسترسی پیدا کرد، پرونده ها را با سایر مراکز آموزشی به اشتراک گذاشت، چاپ کرد، ایمیل کرد و حتی آن ها را ویرایش نمود.

  • کار به سرعت تمام است

با یک سیستم دیجیتالی مدیریت اسناد تحصیلی، فایل ها می توان بسیار سریعتر دیده شوند و بدون نیاز به جستجو در انبوهی از کاغذ و به لطف فهرست سازی (نمایه سازی) قدرتمند، پرونده های مورد نظر در کسری از ثانیه در دسترس هستند.

نرم افزار آرشیو اسناد

ظهور دائمی اسناد

  • وظایف روزانه کمتر

با کاهش حجم کار یک روز راحت تر و کم دردسرتر می آید. از آنجا که همه چیز در سر جای خود قرار دارد و در کسری از ثانیه قابل دسترسی است، میزان وظایف شما برای کاغذ بازی (ثبت و بایگانی و جستجو) به حداقل می رسد.

  1. آنلاین سازی مدرسه و دانشگاه

فایل های تحصیلی را می توان به صورت آنلاین از طریق سرور های خود و یا از طریق سرورهای امن میزبانی، بدون توجه به مکان و زمان دقیقا مانند زمانی که افراد در دفنر حاضر هستند مشاهده کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.