دیجیتال سازی اسناد و مدارک
همواره بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک از مهمترین دغدغه های شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی بوده است. این بایگانی و آرشیو مادام با مشکلات بسیار زیادی از قبیل دزدی، حوادث طبیعی، آتش سوزی های عمدی و غیرعمدی، مفقود شدن اسناد و موارد اینچنین رو برو بوده است. از این رو و در راستای اجرای ماده ۷ از تبصره ۲ ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ ۹/ ۱۰/ ۱۳۷۸ کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد نماید.
دیوان محاسبات کشور به عنوان تنها ارگان ناظر دولت، مجوز فعالیت در زمینه پروسه اسکن اسناد بایگانی و تبدیل آنها به میکروفیلم را فقط به تعداد محدودی از شرکتهای خصوصی (با شرایط بسیار خاص )اعطا نموده است. شرکت آسان بایگان پارسی پس از طی مراحل قانونی به عنوان یکی از معدود بنگاه های اقتصادی فعال در این زمینه توانست در سال ۱۳۹۳مجوز فعالیت از دیوان محاسبات کشور را دریافت نماید.
نرم افزار دیجیتال سازی اسناد
سرعت بخشیدن به پرونده ها و مدارک بایگانی شده نیاز امروز شرکت ها و ادارت است. بدین منظور، شرکت ها به دنبال راه های کاهش هزینه ها و بهبود بهره وری هستند. از این رو شرکت ها باید از ابزاری برای سرعت بخشیدن به فعالیت های خود در راستاری پاسخ به اربابان رجوع استفاده کنند. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت آرشیو یکی از بهترین شیوه ها برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک است.
نرم‌افزار Centervision
این نرم افزار محصول شرکت BankTec به سادگی و سرعت کارایی کسب و کار شما را بهبود می بخشد. این نرم افزار یک پلت فرم واحد مشترک برای بهینه سازی استقرار، اجرا و مدیریت سایت های پردازش سند چند گانه از طریق یک کسب و کار جهانی است. با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه کسب و کار مناسب یا ایجاد کننده دانش، نرم افزار Centervision همه داد ه‌های وارد شده را به سرعت آماده می‌کند تا خدمات مشتریان با بالاترین کیفیت را ارائه کند.
مشخصات کلیدی نرم‌افزار عبارت‌اند از:
- تصویربرداری، دسته‌بندی، مرتب‌سازی و پردازش هر سند کاغذی یا الکترونیکی دارای ساختار یا بدون ساختار
- داشبورد مدیریت کسب و کار برای نظارت واقعی خدمات و فعالیت‌ها
- نظارت بر موافقت‌نامه سطح خدمات (SLA) و اطلاع‌رسانی خودکار نزدیک شدن به و گذشتن مهلت سررسید
- ردیابی کاملاً یکپارچه ایمیل‌ها و مدیریت اسناد فیزیکی
- پردازش تراکنش مالی شامل مدیریت بررسی تراز و بررسی مانده
- پردازش خط موردی فاکتور
- نرم افزار کلید زنی سرعت بالا شامل صفحه کامل و قطعه کلید زنی و پشتیبانی از محل کلید زنی از راه دور
- نظارت بر کارایی اپراتور (آمار کلیدزنی، بازخورد آموزش)
- راه‌اندازی و تنظیمات آسان برای مشتریان و خدمات جدید و انواع اسناد
- قابلیت تنظیم آسان خدمات ارسال برای تصاویر
- پلت فرم آرشیو طولانی مدت و مدیریت سیاست‌های حفظ
- چارچوب کاری منعطف برای یکپارچه‌سازی
- مدل انطباق قوی
- پرتال مشتری برای نظارت بر خدمات و اسناد
- دفتر روزنامه حسابداری برای فعالیتهای حسابداری مختلف
- داشبورد مدیریت کسب و کار برای نظارت واقعی بر خدمات و فعالیت‌ها