ضرورت های ایجاد فایل دیجیتال از مدارک و اسناد

 لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد .

 

 اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می توان از گامهای اولیه ورود به حوزه مدیریت اسناد دانست . بدیهی است برای استفاده از فناوری های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات ،  لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد . بدین منظور استانداردهایی برای بخشهای مختلف این فرایند تعریف گردیده است که ضمن حفظ یکپارچگی محصولات ، از هر گونه آسیب به اطلاعات جلوگیری شود در اسکن اسناد و مدارک آنچه بیش از هر چیز اهمیت می یابد این است که در صورت هر گونه نقص و انحراف در روش اجرا امکان از دست دادن اطلاعات برای همیشه وجود دارد اصولا خطا در تبدیل یک سند کاغذی به الکترونیک برابر است با امحای آن چرا که در یک بانک اطلاعاتی دسترسی به مدارک مبتنی بر آدرسهایی است که در صورت اشتباه در تکمیل آن امکان بازیابی مدارک وجود نخواهد داشت .

از این رو اسکن اسناد و مدارک (اگر چه ظاهراً به سهولت قابل اجرا است ) دارای درجه ای از حساسیت است که می توان آن را یکی از سه بخش مهم ساماندهی اسناد دانست .

شرکت آسان بایگان پارسی با بهره گیری از تجهیزات پیشرفته در این بخش ، پروژه های متعددی در زمینه اسکن اسناد و مدارک انجام داده است . تنوع کیفیت ، جغرافیا و روش نگهداری مدارک طی این مدت ، تجربیاتی ارزشمند به همراه داشته است که ضمن انطباق با استانداردهای اسکن اسناد ، امکان بومی سازی بسیاری از خدمات را برای مشتریان فراهم نموده است .

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.

به این نکته باید توجه داشت که استفاده و بهره گیری از نرم افزار ها می تواند در تمامی خدمات و بخش های ادارات و سازمان های ما مسمرثمر واقع شود. از این رو به مدیران عامل و روسای سازمان ها توصیه می شود که با توجه به نیاز های شرکت  و در راستای حکم دیوان محاسبات کشوری اقدام به استفاده از نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد داشته باشند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.