فواید و مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اهمیت اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری بخشی اساسی از زندگی روزمره شماست ، حتی اگر متوجه این موضوع نباشید . هر وقت درب گاراژ خود را تنها با فشردن یک دکمه باز می کنید ، قهوه ساز خود را روشن می کنید یا ساعت زنگ دار خود را تنظیم می کنید در واقع شما از امکانات متعددی استفاده می کنید که توسط فناوری خودکار فراهم می شود . درک این موضوع تنها در بخش های اداری که از ابزارات رایانه ای استفاده می شود بسیار منطقی است. می توان “اتوماسیون اداری” را استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند پردازش متن، حسابداری و پست الکترونیکی تعریف کرد.

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

تاریخچه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

ثبت دائمی اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند الزامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.

نقش امروزی اتوماسیون اداری

طی سالها، این روند با ظهور فناوری بهتر و سریع تر به ثمر نشست.  Inc توضیح می دهد: “تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ماشین تحریر و ماشین کپی آغاز شد که کارهای دستی قبلی را مکانیزه می کرد” ، اما اکنون شامل ” تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی ” نیز می شود. یک نقطه عطف واقعی در تاریخ اتوماسیون اداری، اختراع و استفاده گسترده از رایانه شخصی بود.

اتوماسیون اداری

یادداشت ها: ” [رایانه ها] انقلابی در اتوماسیون اداری ایجاد کرد … این انقلاب چنان کامل شده و در بسیاری از حوزه های کسب و کار نفوذ کرده است که تقریباً همه مشاغل از حداقل یک برنامه تجاری رایانه ای استفاده می کنند.”  درجاتی از اتوماسیون اداری به یک نیاز اساسی برای شرکت ها تبدیل شده است.

ساریتا پوجاری، در مقاله خود، “اهمیت سیستم اتوماسیون اداری برای شرکتهای تجاری” ، چهار کاربرد اساسی این فناوری را به تصویر کشیده است: ج) انتقال پیام که با استفاده از سیستم های ارتباطی پیام صورت می گیرد  و د) برنامه ریزی و مدیریت جلسات که توسط سیستم های کنفرانس ویدیویی انجام می گردد.

مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

صدها اگر نه هزاران ابزار وجود دارد که این فعالیتهای مهم را به طورخودکار انجام می دهد. البته، رایانه ها، چاپگرها، شبکه های بی سیم و سایر سیستم های فناوری اطلاعات می توانند به بهینه سازی عملکرد شما کمک کنند. امروزه اتوماسیون اداری آنقدر فراگیر و پیشرفته شده که دانشمندان حتی توانایی ربات ها و هوش مصنوعی را در محل کار مورد بررسی قرار می دهند.

گرچه احتمالاً به این زودی ها در محل کارتان رباتی نخواهید خرید، اما به روز ماندن در مورد اتوماسیون اداری خود یک امر مهم است. با پیشرفت بیشتر و بیشتر در این زمینه، اظهارات بیش از یک دهه نویسنده استنلی زارویندر این خصوص کامل شده است : “با ورود به هزاره جدید، [اتوماسیون اداری] در مشاغل و کسب و کار های متنوع، یک تغییر اساسی و یا می توان گفت که یک جهش کوانتومی انجام داده و به اولویت های پیش شرطی انجام کار قبل از انجام کار تبدیل شده است .

مزایای خودکار اتوماسیون اداری

چرا اتوماسیون اداری ضروری است؟ Aurelio Locsin  در مقاله خود دربارهی  HoustonChronicle توضیح می دهد: ” اتوماسیون فرآیندها از مشارکت شما در کارهای روزمره امور اداری مانند سازماندهی داده های مشتری یا ایجاد گزارشات می کاهد و شما را قادر می سازد تا روی بخشهایی از تجارت خود که ترجیح می دهید تمرکز کنید. فضای مجازی گسترده سرعت بازیابی را فراهم می کند و به چندین کارمند اجازه می دهد تا همزمان به داده های مشابه دسترسی داشته باشند. ” علاوه بر این  “مزایای استفاده از سیستم های مدیریت الکترونیکی شامل صرفه جویی در هزینه های تولید و خدمات است زیرا اطلاعات به سرعت برای عملکرد مطلوب امورات دفتری هدایت می شوند.”

اتوماسیون اداری

به طور خلاصه، اتوماسیون اداری می تواند به شرکت شما این اجازه را بدهد تا :

  1. صرفه جویی در هزینه (از جمله مصرف برق ، مواد و هزینه های کارگر) داشته باشید .
  2. افزایش بهره وری در محصولات به دست آید
  3. تجربه کسب کنید
  4. اطلاعات مهم را به صورت ایمن ذخیره کنید
  5. بازده خروجی و عملیاتی خود را پیگیری کنید
  6. میزان خطا حین انجام کار خود را کاهش دهید
  7. ارتباطات همکار و مشتری را بهبود ببخشید
  8. برنامه ها و ساعت کارمندان را برنامه ریزی کنید
  9. بودجه خود را بهتر درک و کنترل کنید
  10. منابع خود را مدیریت کنید
  11. و موارد بسیار متنوع دیگر

آسان بایگان و اتوماسیون اداری

اسان بایگان پارسی خدمات مختلفی را برای کمک به مشاغل در گذراندن زمان و اتخاذ این فرایند و همچنین دیجیتال سازی اسناد ارائه می دهد. ما طیف گسترده ای از گزینه های پیشرفته، قابل تنظیم در مدیریت چاپ و همچنین راه حل های فناوری اطلاعات را ارائه می دهیم ما با تخصص گسترده ، برنامه های نوآورانه و فناوری پیشرفته خود ، می توانیم اتوماسیون دفتر کار خود را تا حد ممکن بدون هیچ مشکلی پیش ببریم. اتوماسیون اداری را با شرکت آسان بایگان تجربه کنید. ما خوشحال خواهیم شد تا بتوانیم تجارت شما با فناوری قرن بیست و یکم به روز کنیم . هم اکنون برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اتوماسیون اداری یا شروع به کار در شرکت خود با ما تماس حاصل فرمایید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.