موانع اتوماسیون اداری

موانع اتوماسیون اداری

از بین بردن موانع اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یک فناوری قدرتمند است که هنوز درک آن برای بسیاری از مشاغل سخت است. در حالی که فرصت های صرفه جویی در هزینه راه حل های اتوماسیون فوق هوشمند به خوبی ثبت شده، از آن به عنوان یک منبع کلی در صنایع کم بازده استفاده می شود. مک کینزی تخمین می زند که 45 درصد مشاغل را می توان با استفاده از فناوری امروز به طور خودکار انجام داد. در این مطلب به بررسی موانع اتوماسیون اداری می پردازیم.

با این حال ، 22٪ از مشاغل برنامه ای برای یادگیری به صورت ماشینی ندارند ‌. 29٪ برنامه ای برای استفاده از پردازش زبان طبیعی ندارند (و شاید تعجب آورتر باشد) 25٪ از مشاغل قصد ندارند از قدرت اتوماسیون فرآیند رباتیک استفاده کنند. اصطکاک های آشکاری در اطراف اتوماسیون وجود دارد .

چه اتفاقی برای کارگرانی که فرایندهای ناسازگار را به حال خود رها می کنند می افتد ؟ چگونه می توانید راه حل های جامع اتوماسیون را بدون انتقال نقدینگی قابل توجه به تیم های داخلی فناوری اطلاعات جمع کنید؟ برای این کار از کجا شروع می کنید؟ بیایید نگاهی به این سوالات بیندازیم و در مورد برخی از راه حل های اتوماسیون اداری که می توانید بدون نیاز به تعمیرات اساسی فناوری با آن ها شروع کنید بیندازیم .

شناخت موانع اتوماسیون اداری

شاید این مجموع ناشناخته های مربوط به اتوماسیون اداری باشد که باعث می شود تجارت شما از مزایای آن استقبال نکند. شاید همین موضوع که نمی دانید از کجا باید شروع کنید مشکل اصلی باشد ، یا شاید این تصورات غلط منفی است که در زمینه تغییر مهارت و انتقال نیروی کار در هنگام تحول کار دیجیتالی اتفاق می افتد. صنعت نشان داده است که اتوماسیون بیش از آنکه نیروی کار موجود را از بین ببرد مهارت های جدید و نقش های بهتری ایجاد کرده است. مجمع جهانی اقتصاد پیش بینی کرده است که اتوماسیون 58 میلیون شغل بیشتر از مشاغل جایگزینی ایجاد خواهد کرد .

موانع اتوماسیون اداری

رایانش ابری و فراوانی داده ها احتیاج به انجام برنامه های داخلی را که مدت زمان زیادی را صرف می کنند ، از بین می برند. پیش بینی می شود که برون سپاری جهانی فناوری اطلاعات تا سال 2022 با رشد 4.4 درصدی روبرو شود و 90٪ از شرکتها غیر حضوری شوند . بنابراین ، مانعیت اتوماسیون به این دلیل نیست که چرا مشاغل باید خودکار شوند یا اتوماسیون چه تاثیری روی نیروی کار آنها خواهد گذاشت بلکه به این موضوع باز می گردد که این مشاغل جگونه اتوماسیونی می شوند .

مدیریت اسناد

ثبت دائمی اسناد

تاکنون ، این آمار را مشاهده کرده اید ؟ اینکه اتوماسیون هزینه ها را کاهش و بهره وری را با پایه 1٪ در صنایع افزایش می دهد. شما عناوین مختلفی را در این خصوص خوانده اید – اتوماسیون روند آینده کار را بیان می‌کند . شما می دانید که روند اتوماسیون کاملا منطقی است و احتمالاً از مشاغل موجود در صنعت خود آگاهید که به لطف اتوماسیون به سودهای قابل توجهی رسیده اند. رفع موانع اتوماسیون اداری از مهمترین خواسته های هر شرکتی است. آن مشاغل با ایجاد اخلال در نحوه انجام کارها ، اتوماسیون خود را آغاز کردند. وقتی در مورد اتوماسیون صحبت می کنیم ، اختلال به مقدار زیادی کاهش می یابد. زمانی که می گوییم ایجاد اختلال باعث ناراحتی ما می شود به این معنی است که سیستماتیک گردش کار موجود از هم گسسته خواهد شد ، ایجاد استراتژی ها و سیاست های جدید نیز که امکان اتوماسیون را فراهم کرده در رویه های تجاری تجدید نظر خواهند کرد .

شروع رفع اتوماسیون اداری

سه نقطه آسان برای شروع روند کار اتوماسیون

با فرایندهای اتوماسیون اداری که دارای یکپارچگی سازی سریع ، کمترین نیاز به آموزش و توانایی های قابل توجه سودآوری خارج از دروازه هستند ، شروع کنید. این ها فرآیندهای اتوماسیون اداری است که مشاغل می توانند بدون تغییر کامل در ساختار فناوری اطلاعات خود یا استفاده از تصویب اتوماسیون در مقیاس کامل ، اتخاذ کنند.

اتوماسیون حسابهای قابل پرداخت (AP)

علی رغم نرخ بالای پذیرش برای سیستم های ERP ، فرآیندهای دستی AP با دوره های طولانی مدت و فعالیت های انسانی بالا همراه بوده است . با توجه به اینکه AP دروازه نقدینگی برای تجارت شما می باشد ، پردازش فاکتور ، کدگذاری و تاییدیه ها به صورت خودکار یکی از ساده ترین و بلافاصله موثرترین راه ها برای شروع روند اتوماسیون است. اتوماسیون AP در ابتدا آسان است. آن برای مبتدیان ، سابقه ای کاملاً مستند دارد. تیم های AP با استفاده از سیستم های اتوماسیون از بهترین نوع ، 6 برابر هزینه کمتری برای هر فاکتور و 4 برابر سرعت پردازش بیشتری می بینند . اتوماسیون AP میزان خطا را حداقل 8٪ کاهش می دهد و می تواند به طور متوسط ​​90٪ از هزینه های کل فاکتور را برای سازمان ها صرفه جویی کند.

شیوه های رفع اتوماسیون اداری

راهنمای جدید: 4 نوع از بهترین روش ها برای درست سازی اتوماسیون AP

اعمال اتوماسیون در AP تقریباً طبیعی است. جلوگیری از اعمال کلاهبرداری AP بیش از 7 میلیارد دلار در سال برای شرکت ها هزینه دارد ، کارمندان حدود 40٪ از روز خود را صرف کار در جستجوی اسناد کاغذی می کنند و 80٪ از فاکتورها همچنان مبتنی بر کاغذ هستند. به علاوه ، اتوماسیون AP بلافاصله روند خطا را کاهش می دهد و جریان کار AP را در سازمان شما ساده می کند. 70٪ کارگران معتقدند که بزرگترین پیشنهاد اتوماسیون این است که این پتانسیل واقعی برای حذف کارهای زائد از گردش کار آنها است.

موانع اتوماسیون اداری

اتوماسیون AP یکی از ساده ترین راه حل های اتوماسیون اداری برای اثبات حق کارمندان است. اما این فقط بهبود کارایی ، کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری از تیم های AP نیست. این یک مزیت مشروع تجاری است. با وجود تمام مزایا ، 36٪ از مشاغل هنوز مجبور به استفاده از راه حل های اتوماسیون AP نشده اند. مطمئناً ، پس از اینکه خودکار سازی AP را به طور کامل تطبیق دادید ، راهکارهای بزرگتری برای تجارت وجود خواهد به عنوان مثال ، 21٪ از سازمان ها هنوز AP را به عنوان یک عملکرد پشت میزی می دانند.

اما هنگامی که منابع انسانی خود را آزاد کرده تا روی کارهای سنگین تر با تفکر انتقادی تمرکز کنید ، می توانید AP را به یک واحد تجاری استراتژیک تبدیل کنید. 52٪ از سازمان ها می گویند كه اتكای بیش از حد به كارمندان و كاغذ از بزرگترین اصطكاك های AP می باشد . با استفاده از راه حل مناسب اتوماسیون ، می توانید درصد خطا را کاهش دهید ، بهره وری را بهبود ببخشید و کاغذ را از جریان کار فاکتور خود حذف کنید.

نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

HR Onboarding Automation

در چشم انداز فوق العاده رقابتی امروز منابع انسانی ، عمل پردازنده یک مزیت استراتژیک است. هرچه فرآیندهای پردازنده شما سریعتر و دقیق تر باشد ، احتمال اینکه شرکت شما از اضافه کاریهای غیرضروری و مسائل آموزشی جلوگیری کند ، بیشتر است. به بیان ساده ، پردازنده یک عمل ارزان نیست. هزینه متوسط ​​استفاده از کارمندان جدید بیش از 4000 دلار است. اما این فقط هزینه قابل مشاهده است. تا دو سال طول می کشد تا یک کارمند روند کار را یاد بگیرد و به حداقل رساندن این بازه زمانی با فرآیند پردازش شروع می شود. در سه ماهه اول سال 2020 ، 83٪ از رهبران منابع انسانی دشوار بودند که کارگران ماهر را در بازار استعداد یابند. اینکه کارگران ماهر به دلیل عدم بهره وری سریع از شکاف ها سست می شوند تنها مشکل نیست ، بلکه به تولید و سودآوری کلی تجارت شما آسیب می رساند.

اصول اولیه در رفع مشکلات اتوماسیون اداری

راهنمای جدید: چگونه می توان در 90 روز یک شرکت بدون کاغذ را تولید کرد ؟

وقتی به اتوماسیون اعمال شده به منابع انسانی فکر می کنیم ، پیشنهاد نمی کنیم که کل فرآیند از ابتدا تا انتها خودکار باشد . از این شیوه برای رفع موانع اتوماسیون اداری بلکه در نرم افزار اتوماسیون گردش کار باید در فرآیند پردازنده ادغام شود تا با گردش کارهایی که روش های ثابت ، جامع و سریع حمل و نقل را ترویج می دهند ، به کار شما کمک کند.

اتوماسیون HR فقط از طریق نرم افزار فعال نیست. شما برای طراحی و اجرای سیستم ها و سیاست های مناسب به همکاری متقابل ذینفعان منابع انسانی نیاز دارید. این عمل خیلی وقت گیر نیست ، اما یک نقطه شروع جامع اکتشافی است زیرا ارزش فوری دارد . زیرا آن در یکپارچه سازی کامل قرار دارد که بدون استفاده از چارچوب فناوری اطلاعات ، تصویب می شود و استفاده از آن را آسان می کند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.