3 کاربرد مهم اسکن اسناد و مدارک

انواع اسکن اسناد و مدارک

انواع اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک دارای انواع مختلفی می باشد که هر یک از آنها دارای ویژگی های متنوعی هستند و شما باید با آنها آشنایی داشته باشید. برخی از مهمترین آنها و انواع اسکن اسناد و مدارک به شرح زیر خواهد بود که ما در آسان بایگان پارسی به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

  1. اسکن اسناد پرسنلی:

همه شما به خوبی می دانید که در هر سازمانی واحدهای گوناگون وجود دارد و هر یک از این واحدها بر اساس فعالیت هایی که دارند مدارک شان ر ا تولید می کنند. اسکن اسناد و مدارک از جمله مهمترین و اصلی ترین مدارکی می باشد که هر سازمانی آن را دارد. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن توجه شود. از آنجایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی در حال افزایش می باشد باید از آنها به خوبی نگهداری شود و سیستم الکترونیکی اسکن یکی از بهترین سیستم ها به شمار می رود. نصب و راه اندازی این برنامه می تواند به شما کمک کند که به بهترین نحو ممکن بهره وری سازمان ها را افزایش دهید.

اسکن اسناد

اسکن اسناد و اوراق

بهترین کاربرد های اسکن اسناد و مدارک

با استفاده از نرم افزار اسکن اسناد و مدارک می توانید حجم بایگانی فیزیکی را تا حد بسیار زیادی کاهش دهید. همچنین باید بدانید مدیریت دسترسی و بایگانی هم با استفاده از این نرم افزار می توانید روی تمامی مدارک بایگانی سازمان و شرکت مدیریت داشته باشید. شما تنها با یک جستجوی سریع قادر خواهید بود که هر مدارکی را پیدا کنید و از آن استفاده نمایید. مدارک پرسنلی از جمله مدارک مهمی می باشد که به آن در بسیاری از مواقع نیاز پیدا می کنید و به همین دلیل دسترسی به آنها باید بسیار آسان باشد. سهولت دسترسی پیدا کردن به مدارک و اسناد از جمله مهمترین و اصلی ترین مزیت های نرم افزار اسکن اسناد و مدارک می باشد. همچنین باید بدانید کارایی و بهره وری کارکنان در این سیستم بسیار افزایش پیدا می کند و آنها می توانند به راحتی از این سیستم استفاده کنند.

  1. اسکن اسناد حسابداری و مالی

فاکتورهای خرید و اسنادی که مربوط به حسابداری یک شرکت و سازمان می باشد از جمله مهمترین اسناد یک شرکت به شمار می رود. در واقع باید بدانید این مدارک بسیار پر استفاده می باشد و افرادی که در بخش حسابداری کار می کنند بیش از اندازه روزانه به این مدارک نیاز دارند و باید از آنها استفاده کنند. اگر به خوبی نتوانید از این فاکتورها نگهداری کنید و کنترل دقیقی روی آنها نداشته باشید امکان دارد که هزینه های زیادی را پرداخت نمایید.

انواع اسکن اسناد و مدارک

کاربرد های مهم اسکن اسناد و مدارک

بیشتر اداره ها و سازمان ها اسناد مالی خود را در قفسه ها به همراه زونکن نگهداری می کنند، و آنها زمانی که بخواهند یک مدرک را پیدا کنند بدون شک باید زمان زیادی را صرف نمایند. ولی با نصب و خرید اسکن اسناد و مدارک می توانید به راحتی آنها را پیدا کنید و در کار خود مورد استفاده قرار دهید. این درهم و برهمی با استفاده از ای نرم افزار تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا می کند و یا به طور کلی از بین می رود. اینکه شما چگونه بتوانید به وسیله نرم افزار اسکن اسناد و مدارک فاکتورها را فهرست بندی کنید اهمیت زیادی دارد این فهرسیت بندی به شرح زیر است :

  • در ابتدا باید شماره فاکتور را وارد نمایید
  • بعد از آن تاریخ فاکتور باید وارد شود که این تاریخ اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به درستی وارد شود.
  • شماره خریداری فاکتور از دیگر قسمت هایی می باشد که باید وارد نمایید.
  • نام فروشنده ای که از آن خرید انجام شده اس باید در فاکتور قید شود.
  • در انتها نام خریدار شرکت و یا سازمان هم باید وارد شود که اگر نیاز بود با آن فرد بتوانید در مورد فاکتور صحبت کنید.

اسکن مدارک

ثبت دائمی اسناد

البته باید بدانید این پارامترها بسیار ساده و معمولی می باشد، بر همین اساس اگر شما مایل باشید می توانید به فهرست خود بخش های دیگری هم اضافه کند و در آن بخش ها هم اطلاعات زیادی را وارد نمایید. این قسمت هایی که در نرم افزار اسکن اسناد و مدارک حسابداری و مالی معرفی کردیم بخش های اولیه آن می باشد و زمانی که شما مایل باشید می توانید این قسمت ها را افزایش دهید. کارشناسان شرکت به شما راهنمایی های لازم را ارائه می دهند تا از این طریق بتوانید هر یک از بخش هایی که مایل هستید را افزایش دهید تا سیستم و نرم افزار اسکن اسناد و مدارک شما حرفه ای تر شود.

  1. اسکن اسناد و پرونده های پزشکی

بیشتر مراکز خدمات درمانی مانند مراکز های جراحی، بیمارستان ها، مطب های خصوصی، دندانپزشکی ها، کلینیک ها و …. نیاز دارند که سوابق بیماران خود را نگهداری کنند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین نرم افزارهایی می باشد که شما می توانید پرونده های پزشکی را درون آن جای دهید. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه رتبه مراکز درمانی شما بالاتر می رود هزینه های دسترسی پیدا کردن به آن را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد.

انواع اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک پزشکی

نگهداری و بازیابی از مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد که شما باید به این مسئله توجه داشته باشید تا به آسانی از اطلاعات بیمار اطلاعات لازم را پیدا کنید. بر اساس تحقیقاتی که روی پرونده های پزشکی صورت  گرفته است بسیاری از افراد به این نتیجه رسیده اند که بسیاری از مفقود شده آنها به درستی بایگانی نشده اند. به همین دلیل طراحان نرم افزار اسکن اسناد و مدارک آن را به گونه ای طراحی کردند که بتوانند به صورت الکترونیکی نرم افزارها را دسته بندی نمایند. از جمله مهمترین مزیت هایی که این نرم افزار برای پرونده های پزشکی دارد عبارت می باشد:

 

  • فهرستی از فیلدهای قابل جستجو در این نرم افزار وجود دارد که به وسیله آن می توانید شماره پرونده شماره پذیرش، نوع بیماری، نام خانوادگی و … را پیدا کنید.- شما در سندهای متنی می تواندی متن ها را به راحتی جستجو کنید و این عامل به عنوان یک عامل بازیابی شناخته می شود.
  • تصاویر رنگی را به صورت اختیاری می توانید ذخیره سازی کنید و این روش بسیار آسان است، به همین دلیل هر فردی به راحتی می تواند با آن کار کند.
  • از راه دور می توانید به وب سایت خود کنترل داشته باشید.
  • پرونده های دیجیتالی را می توانید در شبکه های داخلی و اینترنت به خوبی مشاهده نمایید.
  • شما می توانید با استفاده از نرم افزار اسکن اسناد و مدارک برنامه های کاربردی دیگر را هم با این برنامه ادغام کنید و این امر در ذخیره سازی اهمیت بسیار زیادی دارد.

خدمات اسکن مدارک

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

درخواست مشاوره

اگر می خواهید یک مشاوره رایگان بدون هیچ گونه تعهدی دریافت کنید، فرم زیر را پر کنید، با شما تماس بگیریم.